Alle museene bruker samlingsforvaltningssystemet Primus for katalogisering av sine samlinger, herunder også kulturhistoriske fotografi. I tillegg til at museene bruker det samme systemet har vi også felles retningslinjer for bruken av Primus, som blant annet Standard for fotokatalogisering og Standard for forvaltning av foto for Regionmuseene i Rogaland. Dette forenkler arbeidet på tvers av museene og bidrar til bedre tilgjengelig informasjon for brukerne. Katalogiseringen skal ta hensyn til både kvalitet og kvantitet. Fotoarkivaren kan bidra med katalogisering på ulike nivå. Fra masseimport av bilder og innføring av informasjon for å skaffe bedre oversikt, til innføring av mer kvalitativ informasjon og publisering på Digitalt Museum.

I standarden for forvaltning av foto er det presentert et minimum av de opplysningene museene bør føre inn ved katalogisering i Primus.

Et mål med fotoarkivarstillingen er å gjøre flere bilder tilgjengelig for publikum. Både gjennom nasjonale føringer og opprettelsen av fotoarkivarstillingen oppfordres museene til å publisere flere av de digitaliserte og katalogiserte bildene, og fotoarkivaren kan bistå med publikasjon av bilder fra Primus på Digitalt Museum.