Digitalisering av fotosamlingene kan ha mange formål: Den gir de ansatte bedre oversikt over samlingene, en digital kopi kan fungere som en sikkerhetskopi dersom man er redd for å miste bildeinformasjon, en digital kopi kan avlaste bruken av det originale bildet og digitalisering muliggjør økt tilgjengelighet til samlingene ved publisering på blant annet Digitalt Museum. Fotoarkivaren kan bidra med digitalisering av bilder med skanner og med digitalt speilreflekskamera. Valg av det best egnede utstyret gjøres ut fra en vurdering av formatet på bildene, hvordan bildene er presentert (f.eks. i ramme, album, på kartong osv.), fargegjengivelsen, kvaliteten på bildene og målet med digitaliseringen.

Rutinene for digitalisering og kontroll av utstyr er beskrevet i Digitalisering av fotosamlinger og Standard for forvaltning av foto for Regionmuseene i Rogaland. Vi følger prinsippene om å yte fotografiet rettferdighet. Det vil si at fila skal ha en tilfredsstillende oppløsning, den skal gjengi fotografiets kontrast og toneomfang, og påskrifter som er vesentlige for uttrykket blir tatt med i digitaliseringen.

I stortingsmelding nr. 24 (2008-2009), den såkalte digitaliseringsmeldinga anbefales det å lagre digitalt materiale 3 steder, hvorav det brukes 2 ulike geografiske plasseringer og 2 ulike lagringsmedier. Det må også tas hensyn til lesbarhet over tid. Fotoarkivaren lagrer en sikkerhetskopi av foto som har blitt digitalisert for museene frem til museene bekrefter at filene er sikkert lagret i museets digitale arkiv.