Kjennskap til tilstanden og de forholdene fotosamlingene er oppbevart i er viktig for å kunne gi de kulturhistoriske fotografiene lang levetid. I standarden for forvaltning av fotosamlinger for regionmuseene i Rogaland anbefales det en årlig rutinekontroll av fotosamlingene og deres oppbevaringsforhold, samt en grundigere undersøkelse av tilstanden på fotografiene i samlingene hvert 5. år. Man går da igjennom et større antall fotografier med tanke på fysiske, kjemiske og biologiske skader. Et slikt overvåkningssystem vil synliggjøre endringer i oppbevaringsforholdene og tilstanden til fotografiene fordelt på de ulike samlingene, de ulike pakkemåtene, materialtypene, alder og relasjonen til omkringliggende forhold, og gjør det mulig å iverksette tiltak for å kunne behandle eller stoppe endringene. Man bør også vurdere tilstanden dersom det skjer en endring i bruken av bildene, deres lagringsforhold eller det oppdages faresignaler knyttet til samlingens tilstand. Tilstandsvurderingen kan synliggjøre behovet for bevaringstiltak som å flytte bilder til bedre lagringsforhold, nedfrysing, ompakking til ny emballasje, sikkerhetskopiering, behandling av konservator, isolering/kassasjon osv.

Fotoarkivaren har kjennskap til oppbevaringsforholdene ved alle museene i Rogaland og nedbrytingstegn på fotografier, og kan bistå med tilstandsvurderinger sammen med fotoansvarlige ved museene.»