Det bør utføres en tilstandsvurdering hver gang det skjer en endring i bruk av gjenstanden, eller dersom klima og oppbevaringsmiljø endrer seg. Tilstandsvurderingen blir registrert i Primus hvor gjenstanden gis en tilstandsgradering fra 100 til 104, der 100 representerer best tilstand og 104 verst. Samlingsteam Rogaland kan bistå i arbeidet med tilstandsvurderinger av samlinger.