God forvaltning av museumsbygninger må være basert på grundig kunnskap om bygningene, både de som inngår i museumssamlingen og museets nyttebygninger. Kunnskap er et nødvendig grunnlag og en forutsetning for både eiendoms-forvaltning, administrasjon av museet, formidling og forskning.
Leden, S. (2017) Forvaltning av museumsbygninger, Kulturrådet
Jærmuseet er i gong med å byggja opp eit bygningsarkiv der dei samlar informasjon om bygningane i samlinga. Bygningsantikvar i Museumstjenestene har vore med i dette arbeidet.
Bygningsarkiv
Kulturrådet tilrår i handboka Forvaltning av museumsbygninger at musea har på plass eit bygningsarkiv:
Alle opplysninger om bygningene samles i et dokumentasjonssystem som er lett tilgjengelig. (…) Bygningsinformasjonssystemet må både romme opplysninger som ligger mer eller mindre fast, og andre typer opplysninger som i større grad vil være ferskvare og som må oppdateres og revideres kontinuerlig, så som opplysninger om tilstand og aktuelle tiltak.
Leden, S. (2017) Forvaltning av museumsbygninger, Kulturrådet
Bygningsarkivet skal slik vera eit grunnlag for:
FORVALTING
- Planleggja og utføra vedlikehald og repeterande arbeidsoppgåver
- Større prosjekt og restaureringsarbeid
- Føra vidare teknikkar og materialbruk
FORSKING (& FORMIDLING)
- Auka forståinga om kvifor og korleis bygningane er bygd og har fungert (materiell og immateriell kunnskap)
- Meir informasjon og kunnskap om bygningane gjer bygningssamlinga meir interessant å forska i og på (t.d. handverksforsking, klimapåverknad o.l.
Samla historisk informasjon
Ein viktig del arbeidet har handla om å samla informasjon ein har om bygningane. Det gjeld både forvaltningshistorikk (både før og etter bygningane har blitt del av samlinga til museet), og annan historisk informasjon om bygningane, slik som foto, kart og anna arkivmateriale.
Døme på dokumentasjon som fortel om bygningshistorie. Her er ei kvittering på pigment som Arne Garborg kjøpte til Knudaheio i 1911. Originaldokumentet ligg i interkommunalt arkiv i Stavanger, Arkivenes hus. Slike dokument er avfotografert og lagra digitalt i mappesystem i bygningsarkivet.
Handbok
Som del av arbeidet vil bygningsantikvaren laga ei handbok som tar føre seg:
- Bakgrunn og introduksjon til bygningsarkiv
- Organisering
- Bruk og retningslinjer
Handboka blir sendt på høyring for å få innspel – for å sikra at handboka blir brukarvenleg og nyttig for musea. Målet er at handboka skal kunne brukast av alle musea i Rogaland, og leggjast til grunn for bygningsarkiva ved kvart av musea.
Museumstjenestene 